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數據歸檔

操作前準備，建議使用者:

1. 功能概述

「數據歸檔」功能用於將指定財政年度以前的資料封存，確保歷史數據安全保存，同時不影響後續年度的正常使用。歸檔後，歷史資料將轉為只讀狀態，避免誤修改或刪除，並提升系統效能。

2. 操作步驟

2.1 選擇年度

a. 從下拉選單中選擇要進行歸檔的年度（例如：2024 ）。

b. 系統以財政年度（Fiscal Year）為基準：

2024 年度的最後一天為 31/03/2025

選擇「2024 」即表示你希望歸檔截至 31/03/2025（含當日）的所有資料

c. 換言之，選擇「2024」代表你要歸檔 31/03/2025 或更早的全部數據。

2.2 系統顯示截止日期

a. 選擇年度後，系統會自動顯示截止日期為： 31/03/2025 晚上 11:59:59

b. 歸檔範圍：

會被歸檔：31/03/2025（含當日）之前的所有數據

不受影響：自 01/04/2025 起建立的所有資料

2.3 確認歸檔影響

a. 勾選「我明白歸檔後的數據將變為只讀」，確認歸檔資料不可再編輯或修改。

b. 勾選「我明白此操作將影響所有歷史數據，這包括2024年及此前的每一年」，確認歸檔範圍涵蓋所選年度及更早年度。

2.4 輸入驗證年份

在指定欄位輸入截止年份（例如：2024）以解鎖「確認」按鈕。

2.5 執行歸檔

a. 點擊 [確認(O)] 完成歸檔。

b. 如不進行歸檔，可選擇 [離開(E)] 取消操作。

c. 將會彈出一個提示視窗顯示：“Please Wait – 正在分析歸檔數據…請稍後”。

d. 當數據分析完成後，系統將會彈出一個確認對話框，顯示預計需要歸檔的記錄數量（例如：「分析完成！預計需歸檔記錄：3973。是否確認執行歸檔？」）。

e. 選擇是否繼續：

**注意：執行歸檔操作須具備相關權限。如未有權限，請聯絡系統管理員透過「系統設定 - 保安設定 - 組別設定」授予存取權限。

f. 在歸檔過程中，系統會顯示進度訊息：「Please Wait，正在分析歸檔數據…請稍後」。

g. 系統會顯示進度訊息：「歸檔進行中，請稍後-」「及「正在複製1023年的存檔記錄…(這可能需要一段時間)」。這些訊息表示系統正在處理歷史數據，請耐心等待。

h. 當歸檔完成後，系統將顯示：「數據歸檔成功」。點擊 [OK] 以完成操作。

3. 歸檔操作記錄

每次執行歸檔操作後，系統將自動記錄操作日誌，包括：歸檔日期至、執行及歸檔日期、執行及歸檔人。用戶可透過「歸檔記錄」查閱歷次歸檔操作記錄，以便審計追蹤及核查。

4. 使用者須知與風險提示

4.1. 歸檔後資料變成唯讀僅供查閱，無法再進行修改或刪除。

4.2. 歸檔操作不可逆轉，請確保所有資料已完成編輯。

4.3. 歸檔不會影響新年度的資料建立與使用。

4.4. 歸檔後, 資料不再顯示, 歸檔資料影響範圍將涵蓋所選年度及以前所有年度的「文件」資料及「報表」; 唯「會計」文件及「會計報表」不受影響, 如需查閱, 需切換至「歸檔檢視」模式。

4.5. 由於歸檔後資料不可逆轉, 若需重新啟用歸檔資料，需聯絡技術支援及另外報價處理。

4.6. 用戶可以透過「系統設定 - 保安設定 – 組別設定」去決定哪一個組別之使用者有權限可以使用「數據歸檔」及「數據檢視」功能。

5. 歸檔資料查閱方式

5.1. 查閱歸檔資料：可透過「系統設定 - 數據檢視 - 歸檔數據」; 進入歸檔檢視模式查看。

5.2 切換至當前數據: 可透過「系統設定 -> 數據檢視 -> 當前數據」; 進入當前數據, 繼續日常工作。