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傳票

用於會計入賬之用

傳票基本功能

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  • 傳票類別：此類別提取自文件編號設定内的傳票編號類型，如沒有選取傳票類別，傳票就不能成功存檔

  • 傳票編號：可自行輸入或系統自動生成。如需自行輸入，請先行輸入傳票編號，再輸入傳票其他的内容；如需系統自動生成，不用輸入傳票編號，只需選擇傳票類別，保存時，系統會根據已選擇的傳票類別生成傳票編號

  • 傳票搜尋：根據傳票類別、傳票編號、傳票日期、更新者、發票編號、支票編號、支票日期、到期日、項目、部門、會計編號、附屬會計、金額、事項等資料搜尋傳票

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  • 另存新檔：將原有傳票資料複製成另外一張新的傳票

  • 匯入: 必須以指定格式的Excel檔匯入，如下圖

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  • 傳票日期：預設為電腦當天日期，可自行修改

傳票内容輸入界面

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  • 會計編號：可直接輸入或在會計編號搜尋内查找已存會計編號

  • 附屬會計：可直接輸入或在附屬會計編號搜尋内查找已存附屬會計編號，如會計編號沒有附屬會計，附屬會計將無法輸入

  • 會計名稱：系統根據會計編號自動提取對應的會計名稱顯示

  • 事項：客戶自行輸入，沒有數位限制

  • 貨幣：根據會計編號自動提取對應貨幣顯示，客戶可自行修改其它貨幣。

  • 借方 / 貸方：客戶自行輸入借方/貸方金額，小數位後2位顯示，每張傳票之總借方必須等於總貸方

  • 匯率：系統根據貨幣對應的匯率(於系統設定–貨幣預設)顯示，客戶可自行修改，此修改只影響此傳票的匯率

  • ​資產、負債、本金、收入、支出：方便客戶按照會計類別尋找會計賬號。例如：資產按鈕内的全是資產的會計賬號

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  • 未支付：在會計編號及附屬會計輸入應收賬(客戶)或應付賬(供應商)編號尋找，會顯示應收而未收或應付而未付之傳票，選擇收款/付款的發票/供應商發票後，點擊傳送至傳票即可複製至傳票界面進行支付/收款，如只支付部分金額，於”支付金額”位置直接輸入需要支付的金額便可

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  • 結餘：當傳票入至最後一個會計賬號，點擊此按鈕系統會自動計算金額

事項和發票輸入界面

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  • 事項：與 2. 傳票内容輸入界面內的事項一樣，可參考 2. 傳票内容輸入界面

  • 發票編號：客戶自行輸入，每個發票編號最多輸入20 個數位，如輸入已存在系統的發票編號，系統會自動顯示系統“發票編號重覆”，確定後仍然可以保存

  • 訂單編號：自行輸入，每個發票編號最多輸入20 個數位

  • 項目：自行選擇已設置的項目編號，選擇項目後，部分報表可按照項目編號輸出相應的數據

  • 部門：自行選擇已設置的部門編號，選擇部門後，部分報表可按照部門編號輸出相應的數據。

  • 到期日：預設為系統日期，如果有數期，系統會根據數期自動計算到期日

銀行輸入界面

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  • 銀行名稱：自行輸入，每個銀行名稱最多輸入50 個數位

  • 銀行號碼：自行輸入，每個銀行賬號最多輸入30 個數位

  • 支票號碼：自行輸入，每個支票編號最多輸入20 個數位

  • 支票日期：自行輸入，如輸入了支票編號，必須輸入支票日期才可保存

  • 兌現日：系統自動根據銀行對賬内的兌現日期顯示，客戶不能修改，如有修改請到 [日常運作 > 銀行兌現修改]

  • 儲存了之傳票，用戶仍可作出修改

  • 用戶可選擇於傳票介面之上部份或下部份輸入資料 (建議在下部份輸入，因可反映所有已輸入之事項)

會計入賬 – 輸入期初傳票 (第一次使用系統)

這個步驟主要將用戶之結餘傳送到商靈會計系統; 因應用戶已取得的報表，如資產負債表或試算表，用戶需將情況輸入報表內容

如用戶已得出於使用系統前該年度的財政報表，即資產負債表，可按照 1. 資產負債表 部份輸入資料

1. 資產負債表

  • 這張傳票主要作用是將公司內所有會計的餘額帶到系統，使用者必需準備以下事項及檔 :

    1. 決定公司之財政年度 (月/ 日)，例如：01/01

    2. 使用商靈會計系統前，公司最新年度之資產負債表，例如：31/12/2023 (即 2024年開始使用系統) ; 承上例子，假若用戶不是在 1 月1 日開始使用系統，除了上述年度之資產負債表外，用戶需準備另一報表：

    3. 相應時期的試算表 (即由 1 月1 日開始至使用系統時的日子)

例如: ABC公司的財政年度和開始使用商靈會計系統的日期分別是 01/01 和 01/06/2024 ; ABC 公司應準備兩份不同的報表，即31/12/2023 的資產負債表 和從01/01/2024 至 31/05/2024 的試算表

  • 根據以上兩個報表的資料，ABC 公司需要利用系統建立兩張傳票 ; 在第一張傳票，ABC公司應根據 31/12/2023 的資產負債表，把每個會計專案的結餘記錄在傳票內。這張傳票的模式可參照下圖：

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  • 在第二張傳票，ABC 公司應根據 01/01/2024 到 31/05/2024 的試算表，並將這段期間之內，每個會計專案的總餘額記錄在這張傳票

  • 由於試算表中會包含損益表以及資產負債表的項目，為避免重複某些專案的金額，當輸入有關資產負債表的會計專案時，用戶需要將試算表內反映的期末餘額，減去 31/12/2023 資產負債表同一賬目的總餘額。換言之，這張傳票的模式應如下圖所示：

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2. 試算表

若用戶只擁有於使用系統前該年度的試算表，即需要用系統得出該年度之損益表及資產負債表，可參考 2. 試算表 部份輸入資料

  • 此傳票將公司於使用系統前，該年度每個會計項目之結餘金額帶至系統，並由商靈會計系統完成該年度財政報表，包括資產負債表及損益表。使用者必需準備以下事項及檔：

    1. 決定公司之財政年度 (月/ 日)，例如：01/01

    2. 使用商靈會計系統前，公司最新年度之試算表, 例如：31/12/2023 (即 2024 年開始使用系統)

  • 根據 31/12/2023 的試算表資料，ABC 公司需要利用系統建立以下傳票。這張傳票的模式可參照下圖：

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